Вся документация компании систематизируется и структурно описывается в графическом или текстовом виде. В ПО SILA Union создаются иерархические справочники по утвержденным документам, а сами документы связываются в системе с бизнес-процессами, где являются либо входом функции (например, документ, регламентирующий операцию), либо ее выходом (например, в данной функции разработана новая версия документа). Обработка и трансформация данных в отчеты и документы - еще одна важнейшая особенность системы SILA Union.

Тема “Управление документацией” была комплексно раскрыта в выступлениях спикеров встречи.

Первый спикер, Александр Лапето, начальник отдела совершенствования бизнес-процессов и моделирования ЛУКОЙЛ-Технологии, в своем выступлении рассказал про то, как формируется база документов в группе компаний, какова роль платформы SILA Union в управлении документами. В первую очередь, Александр остановился в своем докладе на связи группировки документов с бизнес-процессами, уровнях документов и их взаимодействии. Спикер раскрыл тему классификации документов и привел примеры выгрузки документов с использованием скриптов в ПО SILA Union. Были также приведены процессы по созданию документов и описано формирование целевой структуры регулирующих документов. Александр рассказал и об эффектах от интеграции ПО SILA Union с другими системами, поделился своими планами по развитию и улучшению процессов.

Продолжил встречу старший бизнес-аналитик SILA Union - Дмитрий Киселев. Дмитрий продемонстрировал теоретический подход к теме “Управления документами”. Документация необходима для управления процессами, но самой документацией также нужно управлять, отметил Дмитрий в своем выступлении. Управление документацией можно рассматривать как на уровне всей организации, так и на уровне отдельных процессов.

Бизнес-процесс управления документацией на уровне всей компании может определять базовые принципы документооборота, универсальные для всех основных и обеспечивающих процессов. При построения процесса управления документацией важно уделить внимание методологическому обеспечению, обучению персонала, ИТ-обеспеченности и качеству данных. Управление документацией с помощью SILA Union возможно как в интеграции с другими информационными системами, так и внутри решения.

Завершил встречу спикер Роман Инюшкин, Директор по развитию цифровых проектов Софтлайн. В своем выступлении Роман рассказал о том, как его команда использует ПО SILA Union для оптимизации процессов взаимодействия с центрами компетенции и технической дирекцией. Спикер остановился на том, что преобразование процессов из моделей в текстовые документы с помощью функционала скриптов в SILA Union помогает создавать официально утвержденные регламенты. Софтлайн выбирает SILA Union, потому что данное ПО дает возможность в одном инструменте моделировать как процессы, так и организационную структуру и архитектуры систем, предоставляет онлайн интерфейс, возможности генерации отчетов из моделей с помощью скриптов, а также предлагает операционно-стоимостной анализ (на перспективу).

Планы по развитию процессного подхода в Софтлайн включают в себя:

- Проведение обучения всех сотрудников умению читать бизнес-процессы и их описывать; 

- Формирование процессного офиса; 

- Использование SILA Union как основного инструмента работы бизнес-аналитиков на коммерческих проектах по бизнес-консалтингу и внедрению информационных систем; 

- Организацию поиска по базе регламентов процессов с помощью ИИ на базе RAG.

Таким образом, за чашечкой ароматного горячего шоколада участники встречи обсудили как теоретические аспекты, так и практические инструменты раздела “Управление документацией”. 

Мы благодарим всех участников встречи за вашу активность и интересные вопросы. Ждем вас на следующих мероприятиях SILA CLUB, которые состоятся уже скоро!