Итак, есть некий бизнес-заказчик, который заказал у нас описание бизнес-процессов. 

Усугубим ситуацию тем, что бизнес-заказчик решил оставить компетенции описания процессов у себя. Соответственно, в рамках проекта мы будем не только описывать процессы, но и передавать этот навык бизнес-аналитикам заказчика в режиме наставничества. Кстати, такая услуга есть у компании Business Set. Если что, обращайтесь.

Давайте посмотрим дорожную карту нашего проекта.

Первый этап - разработка внутренней нормативной документации процессного управления. Здесь мы готовим:

• Соглашение о моделировании - документ, в котором определяются правила описания бизнес-процессов;
• Положение о процессном управлении - документ, в котором закрепляются права, полномочия и ответственность ваших сотрудников, занимающихся процессным управлением на предприятии;
• Глоссарий - здесь мы формируем набор терминов, определений процессного управления вашего предприятия.

Кстати, у нас в Business Set вы можете заказать разработку каждого из этих документов по отдельности ;) В SILA Union мы разрабатываем эти документы на волшебных wiki-страницах.

Второй этап нашего проекта – планирование описания процессов. Так как мы описываем процессы в режиме наставничества, из всего многообразия процессов предприятия заказчика нам необходимо сделать некоторую выборку, на которой мы будем натаскивать бизнес-аналитиков заказчика. Выбираем 3-5 жертв и двигаемся дальше.

Следующий этап - собственно, само описание процессов в режиме наставничества. 

И последний шаг – ретроспектива проекта. Мы, естественно, должны будем извлечь уроки из такого описания процессов и в полном объеме передать их тем отважным молодым бизнес-аналитикам, которые приобрели на проекте необходимые навыки и остаются на предприятии для уже самостоятельного, без помощи наставников, качественного и эффективного описания бизнес-процессов. 

Дорогие друзья, на дорожной карте очень наглядно видно, что у каждого этапа проекта есть группа исполнителей! В шаге №1 участвует бизнес-аналитик, наставник, владелец процесса, бизнес-заказчик. В шагах 2 и 3 участвуют те же роли, а вот в шаге №4 задействованы лишь бизнес-аналитик и наставник.

Всякий раз, когда у задачи (этапа, проекта, процесса) в качестве исполнителя возникает некий творческий коллектив, сердце руководителя пронзает тревога. 

Некоторые из вас сейчас могут сказать: “Позвольте, а откуда тревога-то? Все нормально. В каждом из этих шагов мы просто видим коллективную ответственность”.

Но я найду, что ответить, дорогие друзья. Я вам отвечу словами великого человека, основателя восхитительного московского “Спартака” Николая Петровича Старостина:

Чтобы наши задачи не вверглись в пучину безответственности, мы будем использовать специальный управленческий инструмент, который называется матрица RACI. 

Как работает этот инструмент?

Когда в выполняемой операции задействовано несколько организационных единиц, мы должны для каждой из них определить четкую зону ответственности. Матрица RACI  предлагает четыре такие зоны.

Первая зона ответственности – ответственный за работу. Это человек, или бизнес-роль, который непосредственно выполняет операцию. В каждой команде, в каждом процессе, в каждом проекте должен быть хотя бы один сотрудник с такой ролью. В матрице RACI эта роль обозначается буквой «R».

Вторая зона - ответственный за результат работы. Обладатель этой роли должен проверить полученный результат операции и удостовериться, что фактически полученный результат соответствуют ожидаемым характеристикам. В каждом процессе, в каждом проекте, в каждой задаче допускается не более одного участника с такой ролью. В матрице RACI эта роль обозначается английской буквой «А».

Следующая зона ответственности – консультант или консультирующий. Носитель этой роли является экспертом в той или иной предметной области и в границах данной предметной области снабжает исполнителей задачи соответствующей информацией. Таких людей в процессе может быть огромное количество, ровно столько, сколько предметных областей затрагивает анализируемый процесс или выполняемая задача. В Матрице RACI эта роль обозначается английской буквой «С».

Последняя роль, которую предлагает нам Матрица RACI, носит название «Информируемый». Обладатель этой роли получает информацию о ходе выполнения операции. Таких сотрудников в процессе может быть неограниченное количество, и в Матрице RACI эта роль обозначается английской буквой «I».

А теперь, дорогие друзья, давайте попробуем применить этот великолепнейший инструмент к нашему примеру в SILA Union!

В SILA Union для работы с матрицами прямо в коробке имеется специальный тип модели, который так и называется «Матрица». 

Используя данную модель, разместим этапы нашего проекта в строчках матрицы, а участников проекта - в заголовках столбцов матрицы. На пересечении участника проекта и его этапа указываем соответствующую роль по матрице RACI. Этот метод наглядно демонстрирует, кто за что в нашем проекте (на каждом его этапе) отвечает, не нарушаются ли ограничения ответственности, которые мы ранее установили. Мы помним, что, например, ответственных за результат должно быть не более одного. Мы помним, что у каждого шага процесса должен быть хотя бы один исполнитель. И т.д.

Давайте посмотрим, как преобразился наш проект после применения к нему матрицы RACI. 

Итак, разработка внутренней нормативной документации процессного управления. Ответственным за результат является бизнес-заказчик. Именно он будет принимать эти самые нормативные документы и оценивать, насколько эти документы применимы в его проекте. Выполнять эту задачу будет наставник - тот самый приглашенный, умудренный опытом консультант, профессиональный бизнес-аналитик, который качественно эти документы создаст. Информируемыми о прохождении этого этапа будут бизнес-аналитики со стороны заказчика и владельцы процессов. Они должны понимать правила описания процессов, распределение зон ответственности, права, полномочия участников проекта по описанию бизнес-процессов.

Второй шаг - планирование описания процессов. Его исполняет бизнес-аналитик, а принимает результат бизнес-заказчик. Он акцептует перечень тех бизнес-процессов, которые мы берем в наш проект, и график их описания. Информируемыми о прохождении этого шага являются владельцы тех процессов, которые мы планируем описать. Консультативную помощь при составлении графика и плана оказывает наставник.

Третий шаг - описание процесса в режиме наставничества. Исполнителем этого шага выступает бизнес-аналитик со стороны заказчика. Мы его обучаем, поэтому он физически и должен описывать процессы в режиме наставничества, но оказывать консультативную поддержку, помощь, тренировать его, наставлять будет приглашенный бизнес-аналитик-гуру или наставник. Ответственным за результат описания процесса будет, конечно же, владелец процесса. Именно он отвечает за контент описанного процесса, будучи ведущим экспертом в этой предметной области в компании. По ходу выполнения этого этапа нашего проекта мы будем поставлять необходимую информацию бизнес-заказчику, чтобы он был в курсе того, как реализуется наш проект.

В ретроспективе проекта будут участвовать бизнес-аналитик и наставник. Их мы и поместили в состав роли ответственных за выполнение.

Благодаря матрице RACI проект очень преобразился. Теперь зоны ответственности четко распределены, и вероятность того, что наш проект будет выполнен качественно и успешно, возрастает в разы. Если вам нужно, внедрить матрицу RACI (мы, кстати, в компании Business Set ее автоматизировали, у нас есть специальный скрипт, который автоматически формирует матрицы RACI по вашим процессам в программе SILA Union), если вам нужно создать соглашение о моделировании или положение о процессном управлении в вашей организации, если вам нужно, в конце концов, пригласить профессионального бизнес-аналитика для того, чтобы он обучил ваших бизнес-аналитиков в режиме наставничества качественно описывать бизнес-процессы, обращайтесь в Business Set, мы с радостью ждём вас! 

Записи на тест-драйв SILA Union: https://busset.ru/sila-union

Запись на курс SILA Union: https://busset.ru/bpm-busset-sila

Заказ решения “Матрица RACI” на SILA Union: https://busset.ru/sila-union-raci