Оптимизация процесса с помощью имитационного моделирования в SILA Union: практический кейс строительной компании

В современных условиях эффективность бизнес-процессов становится ключевым фактором конкурентоспособности компании. Особенно это касается процессов, напрямую влияющих на взаимодействие с клиентами и скорость заключения сделок. Пример повышения операционной эффективности процессов при помощи SILA Union в нашей сегодняшней статье.

Описание проекта

Объект исследования — небольшая строительная компания с годовым оборотом 382 млн рублей и штатом 58 сотрудников. Основной запрос — оптимизация процесса подготовки и заключения договоров на строительство частных домов.

Параметры проекта

Стоимость: 440 000 рублей
Длительность: 3 месяца
Методология: имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ
Программное обеспечение: SILA Union Modeler Cloud (ПО SILA Union включено в реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных Приказом Минкомсвязи России от 09.06.2020 №272, Рег. номер ПО: 6685)

Анализ текущего состояния процесса

Исходная схема процесса, представленная во внутреннем регламенте Заказчика «Договорная работа», включала три этапа:

Разработка КП
Согласование КП
Отправка КП клиенту

Рисунок 1. Принципиальная схема процесса

Схема выглядит простой и логичной. По мнению генерального директора (основной Заказчик проекта), процесс примерно так и работает. Но есть два момента, которые его «напрягают»:

ТОПы не всегда могут договориться и тогда периодически приходится подключаться ему: «такие КП разбираем на еженедельных совещаниях по четвергам с 10.00 до 12.00. Соответственно растягиваются сроки разработки КП».
Часть Клиентов «отваливаются из-за того, что просто не дождались наших цифр».

Исследования на местах показали существенные отклонения от формальной модели:

70% КП не проходили согласование с первого раза;
50% из них не согласовывались и повторно.

Для детального анализа процесса консультанты Business Set построили As Is модель процесса в системе SILA Union и провели комплексное исследование, включающее имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ.

Имитационное моделирование (ИМ) — это метод исследования и анализа сложных систем и процессов путем создания их цифровых моделей, которые воспроизводят поведение реальной системы во времени.
Функционально-стоимостной анализ (ФСА) — это метод системного исследования функций объекта или процесса, направленный на оптимизацию соотношения «затраты — результаты». Основная цель ФСА — поиск оптимального баланса между себестоимостью и полезностью продукции или процесса.

Обзор As Is модели процесса

Оформить коммерческое предложение.

Рисунок 2. Фрагмент 1 As Is модели процесса

Эту активность выполняет менеджер по продажам. Средняя продолжительность: два часа (на схеме трудоемкость операции указана в секундах).

2. Первое согласование коммерческого предложения

Рисунок 3. Фрагмент 2 As Is модели процесса

В согласовании процесса участвует группа руководителей (рисунок 4).

Рисунок 4. Руководители, участвующие в согласовании КП

На согласование КП регламентом «Договорная работа» определено 3 рабочих дня. Руководители в этом интервале и работают. Чистая трудоемкость работы руководителя с документом составляет в среднем 45 минут (2700 секунд на диаграмме). Многие руководители при поступлении КП откладывают работу с ним на третий день (79 200 секунд рабочего времени простоя КП на диаграмме). Согласование осуществляется всеми руководителями параллельно. Около 70% всех КП возвращаются менеджеру на доработку. Это объясняется тем, что большая часть КП делается не по типовым проектам компании, для корректного расчета стоимости которых у менеджера по продажам есть все, а по индивидуальным.

Отклоненные КП возвращаются на доработку менеджеру по продажам. Для внесения корректировок в КП ему требуется уже гораздо меньше времени, чем на разработку КП: в среднем 45 минут.

3. Повторное согласование коммерческого предложения

Рисунок 5 Фрагмент 3 As Is модели процесса

В повторном согласовании КП участвуют те же руководители, что и на первичном согласовании (см. рисунок 4). На повторное согласование регламент «Договорная работа» также дает три рабочих дня. Соответственно многие руководители и в этот раз задачу откладывают на последний (третий) день.

4. Финальное согласование коммерческого предложения

В 50% случаев КП не проходят и повторное согласование. В этом случае после корректировки несогласованное КП выносится на совещание ТОП-менеджеров по четвергам. На этом совещании под председательством генерального директора принимается итоговая версия КП (см. рисунок 5).

5. Отправка согласованного КП Заказчику

Рисунок 6. Фрагмент 4 As Is модели процесса

Согласованное КП менеджер по продажам направляет Заказчику.

О том, как правильно настроить имитационную модель процесса в SILA Union вы можете узнать на наших курсах, либо заказав у нас пилотный проект, подобный этому. Формат статьи не позволяет глубоко погрузиться в технические вопросы работы с моделью. Поэтому мы сразу переходим к обзору результатов.

Результаты анализа

В течение месяца все 10 экземпляров процесса выполнены полностью:

Рисунок 7. Информация о ходе выполнения процесса в интерфейсе SILA Union

Общие итоговые показатели:

Средняя длительность процесса: 4 дня
Производительное время: 5%
Стоимость одного КП: 27 081 руб.
Непроизводительное время на 10 КП: 39 суток

Производительное время — это период, в течение которого происходит непосредственная, целенаправленная и результативная работа, приносящая реальную ценность и пользу процессу или производству.

Предложенные решения

Комплекс мер по оптимизации:

Внедрение жесткого расписания работы с КП.
Отменить норматив «три рабочих дня на согласование КП». Вместо этого норматива забюджетировать в рабочем календаре каждого согласующего руководителя время на регулярную работу с КП: ежедневно с 13.00 до 15.00. Если КП для проработки в какой-либо из дней нет, то это время высвобождается на другие задачи руководителя.
Увеличение доли типовых проектов.
Как показали исследования, менеджеры по продажам плохо знали типовые проекты компании и совсем не были замотивированы на их продажу. Проще собрать любые пожелания Заказчика и потом уже согласовывать их внутри организации. В качестве улучшения все типовые проекты домов были собраны в единый каталог, разработаны скрипты продаж этих типовых проектов, показатель “доля реализованных типовых проектов” была включена в систему мотивации продавцов.
Упрощение согласования для типовых КП.
КП по типовому проекту с ТОПами согласовывать не нужно, достаточно согласования только со стороны Руководителя проектного офиса.

Результаты оптимизации

Достигнутые показатели:

Длительность процесса сократилась до 2 дней
Производительное время увеличилось до 7%
Стоимость одного КП снизилась до 11 789 руб.
Непроизводительное время сократилось вдвое

Экономический эффект

Экономия на каждом КП: 15 292 руб.
Общая экономия на 10 КП (экономия в месяц): 152 920 руб.
Снижение затрат на 56%

Выводы и рекомендации

Ключевые достижения:

Существенное сокращение длительности процесса
Значительное снижение себестоимости
Улучшение качества обслуживания
Разгрузка топ-менеджмента

Данный проект демонстрирует, как имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ процессов в SILA Union может привести к значительным улучшениям ключевых показателей эффективности как отдельно взятого процесса, так и бизнеса в целом. Внедрение предложенных решений создало прочную основу для дальнейшего развития компании и повышения её конкурентоспособности на рынке.

Примечательно, что инвестиции в оптимизацию процесса полностью окупились менее чем за три месяца благодаря реализованным улучшениям.

Хотите такие же результаты для своего бизнеса?

Мы поможем оптимизировать и ваши процессы: